Gobernación de Casanare

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13 de abril de 2013

Gobernación hace claridad sobre procesos que deben surtir las cuentas de cobro y las órdenes de prestación de servicios

En respuesta a los cuestionamientos que varias personas expresaron en diferentes medios de comunicación radial en días pasados, donde señalaban una demora injustificada por parte de la Administración Departamental en el pago de los sueldos de Órdenes de Prestación de Servicios (OPS), la Gobernadora encargada Julieta Gómez de Cortés, hizo precisión sobre los trámites y tiempos requeridos para hacer efectivos los giros de las respectivas órdenes.
Gómez de Cortés subrayó, que el plazo estipulado para hacer el desembolso de los honorarios es de cuatro días hábiles, contados a partir de la fecha en que son aceptadas por la Dirección de Contabilidad. Sin embargo, si la documentación solicitada se encuentra en orden, el desembolso puede tardar tan solo dos días. Igualmente, se pueden presentar retrasos ocasionados por devoluciones que se hacen por falta de algún requisito o por un error en alguno de los formatos estipulados.

Es por ello, recordó, que el trámite inicia al día siguiente en que el contratista finaliza su mensualidad. En ese momento debe presentar el informe de actividades ejecutadas durante el período a cobrar y anexar los pagos de Seguridad Social (salud y pensión) y el Registro Único Tributario (RUT) actualizado, acompañado por el formato de verificación de documentos.

En caso de encontrarse alguna anomalía, ésta documentación debe remitirse al supervisor del contrato, quien deberá revisarla, firmarla o devolverla según sea el caso, a la Dirección de Contabilidad para continuar su trámite.

Las órdenes de pago firmadas por la Contadora continúan su trámite en el despacho de la Secretaría de Hacienda para la respectiva firma y verificación. Por último, es trasladada a Tesorería para que una vez el Tesorero Departamental la firme, autorice el desembolso a la cuenta bancaria que el personal contratado por OPS debe tener.

Adicionalmente, para llevar un orden en el pago de las OPS, teniendo en cuenta la cantidad elevada de las mismas, alrededor de 1.200 sin incluir las cuentas por gastos administrativos y servicios de contratación, la administración departamental procura cumplir con el artículo 19 de la Ley 1150 de 2007 que reza: “Respetarán el orden de presentación de los pagos por parte de los contratistas. Sólo por razones de interés público, el jefe de la entidad podrá modificar dicho orden dejando constancia de tal actuación. Para el efecto, las entidades deben llevar un registro de presentación por parte de los contratistas, de los documentos requeridos para hacer efectivos los pagos derivados de los contratos, de tal manera que estos puedan verificar el estricto respeto al derecho de turno. Dicho registro será público. Lo dispuesto en este numeral no se aplicará respecto de aquellos pagos cuyos soportes hayan sido presentados en forma incompleta o se encuentren pendientes del cumplimiento de requisitos previstos en el contrato del cual se derivan”, aclarando que la ley se cumple siempre y cuando no sea devuelta la cuenta por alguna inconsistencia.

Pese a todo este mecanismo implementado, no dejan de presentarse traumatismos, algunos de ellos obedecen a casos particulares, donde se pretende que el pago se les haga efectivo el mismo día que presentan la cuenta de cobro, falta de soportes de pago de salud y pensión o porque entregan la cuentas antes de cumplir la fecha del periodo a cobrar. Adicionalmente, se pueden generar retrasos por fuerza mayor, como enfermedad de alguno de los funcionarios responsables de las autorizaciones o ausencias justificadas en uso de sus labores administrativas.

Para la administración departamental, es muy importante que se entiendan los procesos y trámites que deben atravesar las OPS y otros pagos de cuentas administrativas que competen a su correcto funcionamiento.

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